Comment rapprocher les équipes distribuée ?
Les chercheurs, les designers et les ingénieurs de Steelcase, qui développent des solutions pour les équipes internationales depuis plus de dix ans, ont acquis des connaissances essentielles sur la manière de faciliter la collaboration à distance.
Ces connaissances peuvent aider les entreprises à se préparer au monde de demain, dans lequel le travail d’équipe quotidien consistera à réunir des employés physiquement présents au bureau et des collègues distribués grâce à diverses technologies et à des espaces performants :
1/ Equité
2/ Engagement
3/ Simplicité
Equité
Garantir l’équité et l’inclusion de tous les participants en dépit des distances.
Créer des expériences permettant d’abolir les distances
- Il convient de permettre à tous les participants, où qu’ils se trouvent, de se déplacer dans la salle – par exemple grâce à des écrans et des éléments de mobilier mobiles. Les collègues à distance ne doivent pas être contraints de rester à côté du contenu.
- Il est essentiel d’utiliser des caméras sur des appareils à la fois collectifs et individuels, surtout pour les équipes récemment créées. Les appareils partagés (vue de la salle) doivent être prioritaires et les appareils individuels secondaires.
- Il faut aider les employés à se sentir à l’aise à l’écran en configurant l’éclairage direct et l’éclairage ambiant. En visioconférence, il est recommandé de privilégier un éclairage LED intense et chaud et de l’orienter de manière adéquate.
- Il convient également de tenir compte des dimensions de l’espace, des séparations, des finitions et de l’orientation des micros et des haut-parleurs pour une acoustique optimale.
- Enfin, il est indispensable de développer des usages et des protocoles partagés.
Engagement
Favoriser les interactions naturelles et inclusives entre participants physiquement présents et connectés à distance via l’espace et la technologie.
- Il convient de garantir une participation équitable grâce à une utilisation adéquate des contenus numériques et analogiques. Certaines plates-formes logicielles ou technologies intégrées permettent d’avoir recours à plusieurs écrans, et donc d’afficher séparément les participants et les contenus, ce qui améliore sensiblement l’expérience des membres distribués de l’équipe.
- Il est également important de paramétrer correctement le champ de la caméra (90, 120 degrés) et de s’assurer que les individus et les contenus peuvent être vus par les participants à distance. Les caméras de visioconférence basées sur l’IA offrent une vision grand angle et permettent de présenter les contenus analogiques virtuellement. Associée à Microsoft Teams et à Zoom, la caméra de contenu Canvas, de la société Huddly, améliore la visibilité des tableaux analogiques en éliminant les ombres et les reflets, en faisant ressortir les couleurs et en masquant les personnes se trouvant devant la caméra.
- De même, certains outils de création de contenus (p. ex. les tableaux blancs numériques ou les espaces de travail virtuels tels que Mural) offrent un accès équitable aux informations numériques et analogiques et favorisent différents modes de collaboration.
Simplicité
Faciliter les transitions entre interfaces, affichages et expériences.
- Les appareils partagés doivent pouvoir être connectés sans difficulté aux appareils individuels afin que les individus puissent interagir avec ces deux types d’outils si nécessaire.
- Autre impératif : offrir à tous les participants, où qu’ils se trouvent, une vue dégagée sur les individus et sur les contenus. En favorisant le mouvement, le mobilier flexible et/ou les appareils mobiles permettent d’offrir une visibilité optimale à tous les stades de la réunion.
- Les outils technologiques doivent être complémentaires et compatibles avec un large éventail d’appareils et de solutions logicielles. En effet, même si votre entreprise privilégie une plate-forme donnée, les employés entretenant des relations avec des partenaires externes peuvent avoir besoin d’utiliser différents outils.
