Pourquoi allons-nous encore au bureau aujourd’hui alors que beaucoup de moyens technologiques et d’accueil type Coworking se mettent en place ?
En effet, l’allongement des temps de trajet domicile-bureau incite depuis déjà quelques années à repenser les espaces de travail. Les salariés passent beaucoup de temps dans les transports en commun ou dans leur voiture pour se rendre sur le lieu de travail. Une récente étude a établi que l’on consacrait 54 minutes par jour aux trajets domicile-bureau. Ce problème est universel. Dans ce contexte, comment donner envie aux employés de braver les embouteillages pour se rendre au bureau et avec plus d’acuité en période de grèves des transports comme connues récemment ?
Alors, pourquoi allons-nous encore au bureau ?
Compte tenu du temps et de l’énergie qu’ils perdent dans les transports ou au volant de leur voiture, les employés ont absolument besoin, lorsqu’ils se rendent au bureau, de retrouver un environnement confortable, inspirant et performant. Aujourd’hui, ils consacrent plus de la moitié de la journée à la collaboration – une tendance qui n’est pas près de s’inverser dans la mesure où les organisations en quête de croissance se tournent de plus en plus vers leurs équipes pour générer de nouvelles idées et accélérer la mise sur le marché de leurs produits. Aujourd’hui, les équipes performantes ne travaillent plus comme avant. En effet leurs membres dépendent les uns des autres pour avancer. On est bien loin de l’époque où chacun se chargeait de sa partie du projet avant de passer le relais à la personne suivante. Or, ce style de collaboration itératif s’avère plus efficace et plus rapide lorsque les individus travaillent face à face, ou côte à côte.
La croissance économique crée de nombreux emplois dans les agglomérations et entraînant une hausse des prix de l’immobilier ce qui provoque l’éloignement les individus des centres-villes. Or, si certains métiers se prêtent plutôt bien au travail à distance, ce dernier n’est pas toujours la meilleure option. Une autre récente étude menée pendant quatre ans par une grande entreprise technologique nous indique que « lorsque les employés ne sont pas au bureau, les échanges avec leurs collègues sont réduits de 80 % ». De plus, tout le monde n’a pas la possibilité de télé-travailler. On peut estimer que 55 % des individus n’ont jamais eu recours à cette solution.
Comment collaborons-nous aujourd’hui ?
Les équipes se tournent de plus en plus vers des pratiques telles que le Design Thinking (une démarche créative de résolution des problèmes) et la Méthode Agile (un processus axé sur la réactivité) afin de structurer leur travail. Ces deux approches sont rapides et dynamiques. Les équipes passent sans cesse d’un mode de travail à un autre et la présence des différents membres est essentielle à la fluidité du processus. Quelle que soit la méthode choisie, la collaboration prend désormais des formes diverses et variées, des réunions formelles aux interactions spontanées, en passant par les sessions de brainstorming et les échanges informels. Ces discussions permettent aux équipes d’avancer plus vite et de résoudre les problèmes en temps réel. En outre, le fait d’être ensemble nourrit un sentiment de cohésion, renforce les relations entre collègues et crée un climat de confiance, lequel est à la base de l’innovation.
On constate donc que le bureau aujourd’hui est en pleine mutation !
Depuis que la collaboration s’intensifie, les espaces de travail connaissent des transformations majeures. Ceux conçus pour soutenir un processus linéaire (avec des alignements de postes individuels ou de bureaux privés) ne sont pas adaptés aux équipes agiles ni aux échanges informels et spontanés. En conséquence, les organisations consacrent davantage de place et de ressources à des espaces partagés favorisant la collaboration. Les espaces les plus performants favorisent les activités collaboratives tout en tenant compte des besoins individuels. Selon les designers, les espaces dédiés aux équipes devraient :
- Aider les individus à travailler à proximité de leurs collègues et à accéder facilement aux informations
- Offrir aux équipes un mobilier et des outils modulables en fonction de la tâche à accomplir ;
- Permettre aux individus de passer rapidement d’un outil analogique à un outil numérique ;
- Créer un environnement propice aux échanges et au partage de contenus.
Un espace café lumineux et accueillant favorise aussi et beaucoup les échanges informels et le travail collectif dans un environnement décontracté.
Les espaces partagés devraient aussi améliorer la productivité et le bien-être des employés grâce à :
- Une intimité visuelle, acoustique et spatiale suffisante ;
- Une palette de postures (lounge, droite, hauteur bar ou debout) adaptées à différentes tâches ;
- Une proximité bien pensée entre les individus, les outils, le mobilier et l’espace ;
- Une forte identité de marque reflétant la culture de l’organisation.
Ainsi, l’importance croissante de la collaboration amène les designers à repenser les espaces de travail. Nous sommes incontestablement des êtres sociaux. Et même si nous n’apprécierons sans doute jamais les longs trajets ni les embouteillages, nous continuerons de nous rendre au bureau pour échanger avec nos collègues et travailler en équipe. La performance des entreprises y sera récompensée et le bien-être des collaborateurs grandement amélioré.