La technologie doit être discrète pour laisser à chacun la disponibilité d’esprit nécessaire à la recherche de solutions et de nouvelles idées. Le travail hybride continuera sans doute à évoluer, mais nous aurons toujours besoin d’interagir avec des personnes réparties sur plusieurs sites, quelle que soit la fréquence du télétravail. Et les dirigeants savent la nécessité d’améliorer les espaces de collaboration hybride. 

La plupart (66 %*) réfléchissent à adapter les bureaux physiques en ce sens – une bonne nouvelle pour les employés qui se plaignent d’espaces trop petits, inconfortables, bruyants ou exposés. Car renvoyer tout le monde chez soi n’est pas une solution. 

La plupart des employés à distance ont des problèmes de son ou de vidéo. 

89% ont des problèmes de vidéo

85% des problèmes de son

Design et collaboration hybride

Plus tôt vous amenez designers, services généraux et informaticiens à réfléchir ensemble à l’interaction entre mobilier, éclairage, vidéo et son, plus l’expérience sera fluide pour les participants, sur site ou à distance. 

Jouez sur les spécificités de la salle pour placer chacun face à la caméra.

Dans une salle rectangulaire, on pourra orienter le mobilier vers le mur le plus long. Une disposition où chacun fait face à la caméra (en arc, par exemple) améliore la communication, le contact visuel et la concentration. On peut aussi disposer les sièges 

en gradins si l’espace le permet. Prévoyez assez de tables individuelles pour les appareils personnels.
En open space, pensez aux sièges à haut dossier ou aux écrans intégrés pour plus d’intimité. Les meubles dotés de crochets et de rangements évitent aux câbles et autres effets personnels de traîner dans la pièce. 

Dans les espaces fermés, centrez la caméra pour que toutes les personnes se trouvent dans le champ.

Éliminez tout passage dans le champ pour éviter les mouvements qui, sur une vidéo, sont source de distraction. Apposez un film occultant sur la vitre pour dissimuler l’écran au regard des passants. 

En open space, placez la caméra de sorte que les côtés, les couloirs ou vos collègues n’apparaissent pas sur l’écran : conversations et mouvements perturbent la concentration. 

Favorisez l’intelligibilité du discours et l’intimité ; limitez la propagation des sons, des bruits parasites et des échos.

Certains traitements pour revêtements muraux, tapis et sièges en matière textile, panneaux acoustiques en tissu face à l’équipement audiovisuel peuvent être utiles. Les paramètres audios doivent être réglables. Dans les espaces bruyants, optez pour des micros avec suppression du bruit. Réglez par défaut les haut-parleurs 

à basse intensité, avec possibilité de réglage. Envisagez des micros secondaires si les participants sont très espacés. 

Utilisez des luminaires polyvalents pour éclairer l’espace, les personnes et l’arrière-plan. 

Les luminaires multidirectionnels atténuent les ombres. Les surfaces peu colorées favorisent la diffusion de la lumière. Certains équipements permettent de régler l’intensité en fonction de la pièce. Préférez un éclairage diffus à des spots downlight directs. Évitez les spots directionnels placés au-dessus des participants, qui projettent des ombres marquées sur les visages. Pensez aux éclairages programmables dans les espaces de visioconférences.